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業務職掌

一、文書處理
(文書處理辦法之擬定與修訂。
(確實點收、拆驗及登記處理定時取回或郵寄 之收文或函電,並依分層負責體系準時分文送達各承辦單位簽收等程序。
(辦理奉核發之創稿登打、校對、掛文號及用印發文、送達、付郵之一切手續。
(協助指導各單位辦理公文簽辦.創稿等製作程序,並檢視單位會簽結果與追蹤公文之流程與時限。
(收文經批存及發文之原稿件(含附件)之整理登記,並依分類案號辦理歸檔退稿。
(隨時依法令及事實需要檢討文書作業簡化手續,並於行政會議中轉週知執行。
(妥慎專案區分處理機密文件登記、會簽、送判及歸檔之流程。
(隨時稽催,適時檢討,管制公文時效,加速文書處理,提高行政效率。
(適切有效管理文書用具、用紙及戳章、印信等。
(統計公文處理時限資料與造報處理成績月報。
(十一其他有關文書事項及一般研考業務。
    ◎指導業務單位執行文書簽辦與公文類別的認識
    「令」:發布行政規章,發表人事任免、遷調、獎懲時使用。
    「函」:各機關處理公務,不論上級、下級、同級或不相隸屬機關間之指示、交辦、 批復、請求、 報告、行文時,或民眾與機關間之申請與答復時使用。
    「公告」:各機關就主管業務,向公眾或特定對象,採張貼於機關布告欄或利用報刊媒體等方式,宣布周知時使用。
    「簽」:為幕僚處理公務表達意見,供上級瞭解案情,並作抉擇之依據。
    「書函」:公務未決階段,需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
    「簡便行文表」「開會通知單」「公務電話紀錄」「其他公文」:除以上種類外,尚有手諭、報告、便 箋、聘書、證明書、聘僱契約書、提案、紀錄、節略等。
二、檔案管理
(檔案管理辦法之訂定與修訂。
(隨時整理清點核判歸檔之文書案件,對未能適時歸檔者,隨時簽發摧辦單,即時稽催歸檔。
(依規統一分類編辦、編目、繕造索引對照表,整齊劃一的裝訂入檔。
(妥善規劃檔案室設施及環境佈置,備辦充分的設備,有效保管文書檔案,並嚴密控管人員進出。
(辦理奉核發之創稿登打、校對、掛文號及用印發文、送達、付郵之一切手續。
(嚴密管理存檔案件及管制檢調作業,借調非主管檔案應執行送會與簽核手續。
(具體明確的依法界定保管年限,每年定期逐案清理一次,已達銷燬年限者,應繕造清冊奉核後,會同有關單位派員監燬,並於相關目錄上加蓋「○年○月○日奉准  銷燬」。
()逐年分類專責辦理裝訂、入檔作業,達到整齊劃一,條理明晰之目標。
().每月辦理檔案抽查作業,每年辦理文書檔案總盤查。
三、一般書信函件業務
(教職員工書信處理均集中分類,普通信函專人逕行分送各辦公室信箱,掛號郵件限期通知逕至總務處簽名領取為原則。
((調)職及退休人員書信均會同人事單位轉寄送各該人員所留住址。
(各項校內外或代辦活動之邀請函()之寄送,邀請對象之列印送核。
(各單位提送交寄之公務書信函件分類登記,並依規定辦理郵寄或遞送作業。
四、關防印信保管
(確實保管關防印信,每日封存於保險櫃內,並未經許可不得逕行攜出校外。
(依核定之用印申請書,辦理登錄、校對與用印程序。
(依核發之文書稿件,確實辦理登錄、校稿,並正確用印。
(任何用印工作均須親自辦理,不得假手他人,用印後未經核定不得任由業務單位或他人塗()改內容。
(任何塗()改之內容均須加蓋校對章,塗()改文字超過三字者應重新繕打。分頁間應加蓋騎章。
五、會議紀錄
(行政會議簽到、紀錄整理、會核、追蹤執行成果、歸檔。
(校務會議簽到、紀錄整理、會核、追蹤執行成果、歸檔。
(總務處處務會議簽到、紀錄整理、會核、追蹤執行成果、歸檔。
六、行事簡曆暨中心工作計畫、處室工作行事曆
(學期行事簡曆會議簽到、紀錄整理、會核、追蹤執行成果、歸檔、上網公告。
(中心工作計畫暨處室工作行事曆彙整、列印、會核、追蹤執行成果、歸檔。